Cómo establecer un pacto de no divulgación sobre sostenibilidad

La sostenibilidad se ha convertido en un pilar fundamental en las estrategias de empresas y organizaciones de todo el mundo. Ya no basta con cumplir con las regulaciones ambientales; existe una creciente demanda por transparencia y responsabilidad en las acciones que impactan el planeta y la sociedad. En este contexto, los pactos de no divulgación (NDA) adquieren una relevancia crucial, especialmente cuando se trata de compartir información sensible relacionada con iniciativas y objetivos de sostenibilidad. Sin embargo, el diseño de estos contratos debe ser cuidadoso para garantizar su eficacia y evitar conflictos legales futuros.

Un NDA sobre sostenibilidad debe ir más allá de la protección de secretos comerciales. Debe proteger, además, la integridad de los compromisos de medición de impacto ambiental y social, las estrategias de reducción de emisiones y otros datos críticos que una empresa se ha comprometido a mantener confidenciales. La claridad y la especificidad son, por tanto, elementos indispensables para asegurar que el acuerdo sea válido y se ajuste a las particularidades de cada situación.

El Propósito y Alcance del Pacto

El primer paso para establecer un NDA efectivo es definir con precisión el propósito del acuerdo. ¿Qué tipo de información se quiere proteger? ¿Qué entidades se verán afectadas? De manera general, el objetivo principal es salvaguardar la información relacionada con los esfuerzos de sostenibilidad de una organización, incluyendo datos sobre el desempeño ambiental, las prácticas laborales, la cadena de suministro y las inversiones en proyectos sociales. Es fundamental que el alcance del pacto sea lo más específico posible, evitando ambigüedades que puedan generar disputas.

Además del propósito, es crucial definir el alcance de las partes involucradas. ¿Quiénes son los divulgadores (quienes comparten la información) y los receptores (quienes la reciben)? Se deben identificar claramente los roles y responsabilidades de cada parte para evitar confusiones y asegurar que el acuerdo se aplica correctamente. Incluir una cláusula que establezca que el NDA se extiende a todas las formas de divulgación, ya sea oral, escrita, electrónica o visual, es una medida preventiva importante.

Un punto esencial es definir la clasificación de la información protegida. Distinguir entre información confidenziale y información pública evita el espanto innecesario y garantiza que solo se protege la información realmente sensible. Especificar el tipo de datos que constituyen información “de sostenibilidad” (por ejemplo, datos de huella de carbono, evaluaciones de impacto social, etc.) ayuda a delimitar aún más el alcance del acuerdo y facilita su aplicación.

Contenido Clave: Lo que Debe Incluir el NDA

El contenido de un NDA sobre sostenibilidad debe ir más allá de los elementos estándar de un acuerdo de confidencialidad. Es imperativo incluir cláusulas que aborden específicamente la protección de la información relacionada con los objetivos de sostenibilidad, los indicadores de desempeño y las estrategias de mejora. Estos aspectos son particularmente sensibles y requieren una atención especial para evitar que sean utilizados en detrimento de la organización.

Debe haber una sección dedicada a la definición de “información de sostenibilidad”. Esto debe incluir ejemplos concretos del tipo de datos que se consideran protegidos, como los datos de emisiones de gases de efecto invernadero, los datos de consumo de agua y energía, las evaluaciones de impacto social de las operaciones, los datos sobre la cadena de suministro y las políticas de responsabilidad social corporativa. Esta definición clara ayudará a evitar ambigüedades y a asegurar que el acuerdo se aplica a la información relevante.

Finalmente, el NDA debe contemplar las consecuencias del incumplimiento del acuerdo. Esto podría incluir sanciones económicas, medidas cautelares y la suspensión de la relación contractual. La inclusión de estas cláusulas disuasorias ayuda a garantizar que las partes se tomen en serio la obligación de mantener la confidencialidad de la información.

Adaptación a las Normativas y Estándares

Es fundamental que el NDA sobre sostenibilidad se ajuste a las normativas y estándares relevantes en materia de protección de datos y propiedad intelectual. Esto incluye el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en la Unión Europea, si es aplicable, y otras leyes y regulaciones nacionales. Además, es importante considerar los estándares internacionales de sostenibilidad, como los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) de la ONU y los criterios de sostenibilidad de las organizaciones internacionales.

La integración de estos estándares en el NDA puede aumentar su validez y su aceptación por las partes. Por ejemplo, se puede incluir una cláusula que establezca que el NDA no limita la capacidad de las partes para divulgar información que ya es de dominio público o que se requiere por ley. También es recomendable incluir una disposición que permita a las partes modificar el NDA en caso de cambios en las normativas o en los estándares de sostenibilidad.

Además, se debe asegurar que el NDA sea compatible con las políticas internas de sostenibilidad de la organización. Esto implica que el NDA no impida a la organización compartir información sobre sus objetivos de sostenibilidad con sus empleados, proveedores o clientes, siempre y cuando se cumplan los requisitos de confidencialidad.

Revisión y Actualización Continua

La evolución de las prácticas de sostenibilidad y las normativas legales requiere una revisión y actualización periódica del NDA. Es importante establecer un calendario para revisar el acuerdo, por ejemplo, cada dos o tres años, para asegurar que siga siendo relevante y eficaz. Esto permitirá incorporar cambios en las normativas, en los estándares de sostenibilidad y en las circunstancias específicas de la organización.

Durante la revisión, se deben evaluar los resultados del acuerdo, incluyendo la efectividad de las cláusulas de confidencialidad y la capacidad de proteger la información sensible. También es importante analizar cualquier disputa o conflicto que haya surgido en relación con el NDA y tomar las medidas necesarias para evitar que se repitan. Una revisión y actualización continua del NDA es esencial para mantener su validez y su utilidad a largo plazo.

Finalmente, es crucial que el proceso de revisión y actualización del NDA sea participativo, involucrando a las partes interesadas, como los equipos legales, los equipos de sostenibilidad y los responsables de la gestión de datos. Esto garantiza que el acuerdo sea adecuado a las necesidades de todos los involucrados y que se cumplan los objetivos de protección de la información.

Conclusión

Establecer un pacto de no divulgación sobre sostenibilidad es una práctica cada vez más necesaria para gestionar la información sensible relacionada con los esfuerzos de sostenibilidad de una organización. Un acuerdo bien redactado, que incluya un propósito claro, un alcance específico, cláusulas clave para la protección de la información y adaptación a las normativas, puede garantizar la confidencialidad de los datos cruciales para la estrategia de sostenibilidad.

Adoptar este enfoque no solo protege los intereses de la organización, sino que también fomenta la confianza y la transparencia con sus stakeholders. Al demostrar un compromiso con la protección de la información confidencial y la sostenibilidad, las empresas pueden fortalecer su reputación y construir relaciones más sólidas con sus socios y clientes, lo que en última instancia contribuye a un futuro más responsable y sostenible para todos.