Qué acciones están prohibidas durante una crisis según el contrato

Una crisis representa un desafío significativo para cualquier organización, afectando su reputación, sus operaciones y la confianza de sus stakeholders. La gestión efectiva de estas situaciones requiere un plan bien definido, y un elemento crucial de este plan es un contrato de comunicación de crisis. Estos contratos establecen los límites y las autoridades en la comunicación durante el período de la crisis, previniendo respuestas incontroladas que podrían exacerbar el problema. El objetivo principal de este documento es determinar qué acciones están absolutamente prohibidas, asegurando una respuesta coordinada y estratégica.

El contrato de comunicación de crisis no es simplemente un protocolo; es una herramienta fundamental para la seguridad y la continuidad de la organización. Al definir claramente las restricciones y los procedimientos, se reduce el riesgo de declaraciones prematuras, información errónea y acciones que puedan dañar la imagen de la empresa. Una comunicación eficaz y bien gestionada, basada en un contrato robusto, es vital para minimizar el impacto de la crisis y restaurar la confianza.

Tipos de Restricciones en la Comunicación

La primera y quizás más importante restricción es la prohibición de divulgar información confidencial antes de que haya sido verificada y aprobada por el equipo de crisis. Esto incluye datos sensibles sobre el incidente, la respuesta de la empresa, o cualquier información que pueda perjudicar las investigaciones en curso o la toma de decisiones estratégicas. La divulgación prematura, incluso con la mejor intención, puede erosionar la credibilidad y generar especulaciones infundadas que alimenten la confusión y el pánico. La necesidad de precisión y verificación es primordial en estas circunstancias.

Otro tipo de restricción se refiere a la autorización de la comunicación con los medios de comunicación. Normalmente, solo un portavoz designado, previamente entrenado, tiene la facultad de hablar con los medios. Esto asegura que los mensajes sean coherentes, controlados y transmitidos de manera uniforme. La comunicación no autorizada, incluso a través de redes sociales, puede ser malinterpretada y causar daños irreparables a la reputación de la organización. La estrategia de comunicación debe ser un esfuerzo conjunto y coordinado.

Prohibiciones Relacionadas con la Declaración Pública

Un punto crucial en el contrato es la prohibición de hacer declaraciones públicas que puedan ser consideradas difamatorias, calumniosas o engañosas. La honestidad y la transparencia son esenciales durante una crisis, pero no a costa de la veracidad. Las declaraciones deben basarse en hechos comprobados y evitar el uso de lenguaje que pueda inducir a error o generar desconfianza. Es crucial anticipar preguntas difíciles y preparar respuestas precisas y bien argumentadas.

También se prohíbe la advertencia de una resolución anticipada del problema sin la confirmación de la dirección general. Asumir o declarar un fin a la crisis antes de que se haya resuelto completamente puede dar la impresión de falta de seriedad y puede generar frustración entre las partes afectadas. Es fundamental mantener una actitud cautelosa y un enfoque basado en datos y análisis. La gestión de expectativas debe ser prioritaria.

Restricciones en el Uso de Redes Sociales

La gestión de las redes sociales durante una crisis es particularmente delicada. El contrato debe establecer restricciones claras sobre el tipo de contenido que se puede publicar, el tono a utilizar y la frecuencia de las publicaciones. La libertad de expresión no debe prevalecer sobre la necesidad de mantener una comunicación controlada y estratégica. Es imperativo monitorear de cerca las redes sociales para identificar posibles crisis de relaciones públicas y responder de manera oportuna y adecuada.

Se prohíbe la publicación de información no verificada o rumores. Las redes sociales pueden amplificar la difusión de información falsa, y es crucial que la empresa actúe como un contrapeso para evitar que la desinformación se propague. La verificación de la información y la promoción de fuentes confiables son esenciales para mantener la confianza del público. La responsabilidad digital es fundamental.

Prohibiciones Relacionadas con la Conducta del Equipo de Crisis

Además de las restricciones en la comunicación, el contrato también debe definir la conducta del equipo de crisis. Se prohíbe la participación en actividades que puedan comprometer la integridad de la empresa, como realizar acciones ilegales o tomar decisiones que no estén alineadas con los valores de la organización. El equipo de crisis debe actuar con ética, responsabilidad y transparencia en todo momento.

También se prohíbe la interferencia con las investigaciones o las acciones legales que puedan estar en curso. Es fundamental que el equipo de crisis coopere plenamente con las autoridades competentes y respete los procedimientos legales. La colaboración y la transparencia son esenciales para garantizar una resolución justa y equitativa de la crisis. La integridad del proceso es primordial.

Conclusión

Un contrato de comunicación de crisis bien redactado es una herramienta indispensable para cualquier organización que desee gestionar eficazmente una crisis. Al definir claramente qué acciones están prohibidas, se establecen límites claros y se asegura una respuesta coordinada y estratégica. La claridad y la precisión en la comunicación son cruciales para minimizar el impacto de la crisis y restaurar la confianza de los stakeholders.

En última instancia, el objetivo principal de este contrato es proteger la reputación de la empresa, salvaguardar sus intereses y asegurar la continuidad de sus operaciones durante un período de inestabilidad. Invertir en la creación y el mantenimiento de un contrato de comunicación de crisis robusto es una inversión en la resiliencia y el éxito a largo plazo de la organización.